1. Willkommen in der Ablauf- / Prozessbeschreibungen
  2. Grundeinstellungen
    1. Unterstützte Betriebssysteme
    2. Browsereinstellungen
    3. Allgemeine Einstellungen
    4. Benutzereinstellungen
    5. Favoriten & Anzeigeblöcke
    6. Berechtigungen
    7. Drucker / Scanner
    8. Datensicherung
    9. Übergreifende Suche
  3. Verkauf
    1. Kunden
      1. Bonuskonditionen Kunden
    2. Retoure / Storno
    3. Versandpauschale / Frachtkosten
    4. Mahnungen
    5. Parametereinstellungen
    6. Auswertungen / Listen
    7. Gelangensbestätigung
  4. Einkauf
    1. Lieferanten
      1. Bonuskonditionen Lieferanten
    2. Retoure / Storno
    3. Avis
    4. Parametereinstellungen
    5. Auswertungen / Listen
  5. Artikel
    1. Preise
      1. Kalkulation eines Zielverkaufpreises
    2. Bestände
    3. Parametereinstellungen
    4. Auswertungen / Listen
    5. Ranking
  6. Lager
    1. Lagerplatz - Lager einrichten
    2. Wareneingang
    3. Warenausgang
    4. Parametereinstellungen
    5. Konsignationslager
      1. Konsignationslager beim Kunden
      2. Kommissionslager des Lieferanten im Haus
    6. Lager, Nachschub
    7. Auswertungen / Listen
  7. Qualitätskontrolle
    1. RMA
  8. Module
    1. AKL
      1. AKL Einführung
      2. AKL Einrichtung und Steuerung
      3. AKL Wareneinlagerung und Nachschubstrategie
      4. AKL Warenausgang
      5. AKL Port
      6. Überblick durch AKL Leitstand
      7. AKL Arbeitslisten erzeugen
      8. AKL Druckerpool
      9. AKL Fehlermeldung am Port
      10. AKL Risiken
    2. Beleg - Archivierung
    3. EDI
    4. Entsorger Abrechnung
    5. Intrastat
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        1. Inventur
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  9. Weitere Funktionen / Einstellungsmöglichkeiten
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    5. Taskplaner
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    7. Daten-Import/-Export
  10. Nutzung unseres Serviceportals
    1. Anlage und Bearbeitung eines Servicefalls
    2. Weitere Features des Serviceportals
  11. EU-Austritt
  12. Updates
  13. Begriffserklärung
    1. Leistungsdatum
  14. Glossar
  15. Lizenz
  16. Corona - Reduzierung Mehrwertsteuer
  17. Geschäftsjahreswechsel
  18. Änderungen der Außenhandelsstatistik
  19. Tips & Tricks

Mahnungen #


Themen
  1. Grundlegende Einstellungen
  2. Einstellungen: Mahnungen per E-Mail an den Kunden senden
  3. Mahnvorschlagsliste drucken
  4.  Mahnungen erzeugen
  5. Rechnungen vom Mahnlauf ausschließen

Tipp:ff
Achtung:ff

 

Grundlegende Einstellungen
Menüpunkt 8.66.2 -> MAHN

Hier kann eingestellt werden, ob vor einer Mahnung erst einmal eine Erinnerung an den Kunden versendet werden soll. Wenn hier „Ja“ eingetragen wird, muss im zweiten Feld festgelegt werden, nach wievielen Tagen diese Erinnerung erfolgen soll. Die hier eingetragenen Tage werden erst ab Fälligkeit der Rechnung gezählt.

In den nächsten 4 Blöcken kann ausgewählt werden, welche Mahnstufen es geben soll. Wenn es beispielsweise 3 Mahnstufen geben soll, trägt man für „Nutze Mahnung 1“ bis „Nutze Mahnung 3“ ein „Ja“ ein und bei „Nutze Mahnung 4“ ein „Nein“.

Für die Mahnstufen, die mit einem „Ja“ versehen werden, müssen jeweils die Tage angegeben werden, ab wann diese Mahnstufe erreicht ist.
Hierbei gilt: Die Tage aus Mahnstufe 1 gelten ab Fälligkeit der Rechnung, die Tage aus Mahnstufe 2 gelten ab Mahnstufe 1, uws….

Hinweis: Tage sind Kalendertage.

Beispiel: Rechnungsdatum 01.01.2018

Zahlungsbedingung: Zahlbar innerhalb von 30 Tagen

Mahnstufe 1: 10 Tage

Mahnstufe 2: 10 Tage

Mahnstufe 3: 5 Tage Fälligkeit: 31.01.2018

Erste Mahnung: 10.02.2018

Zweite Mahnung: 20.02.2018

Dritte Mahnung: 25.02.2018

Für jede Mahnustufe kann eine Mahngebühr oder ein Zinsatz, welcher sich auf das Jahr bezieht, festgelegt werden.

Im nächsten Block kann festgelegt werden, ab welchem Mahnstatus eine Liefersperre, ein Mahnstopp, eine Auftragssperre oder gar eine Sperre des Kunden erfolgen soll.

In „Mahnungen ab“ wird eingetragen, ab welchem Betrag eine Rechnung gemahnt werden soll.

Dies sind die Grundeinstellungen für Mahnungen. Desweiteren können auf dieser Maske noch diverse weitere Einstellungen vorgenommen werden. Beispielsweise welche Informationen auf der Mahnung gedruckt werden sollen.

Es gibt in der 8,99,99,30 auch Einträge zu Mahnwesen, dies sind „Relikte“. Die Funktionen sind in der 8,66,2 integriert.


 

Einstellungen: Mahnungen per E-Mail an den Kunden senden

Die Mahnung wird per Email versendet, wenn eine Emailadresse nach folgendem Ablauf ermittelt werden kann:

1.) Versendung Reihenfolge Priorität Carbon copy(CC)Wenn Mahnsperre = 8 (Gericht) -> 8.66.2 MAHN Feld Gericht Sachbearbeiter

Wenn 8.66.2 MAHN Unternehmensmail benutzen =“J“ -> 1.1 Kundenstamm Feld EMAIL

Wenn 1.2 Kundenstamm Feld MAHNBETR = „J“ nur 1.1 Kundenstamm Feld BETREUER (MAHNBETR)
ansonsten wird nachfolgende Ermittlung Email und Email Betreuer gemeinsamm in CC versendet

Ermittlung Emailadresse Priorität

1.1 Kundenstamm Feld MAHNMAIL Mailadresse für Mahnung
1.1 Kundenstamm -> Ansprechpartner Feld zuständig Mahnung

Menüpunkt 1.1 – Anprechpartner

Wählen Sie in der 1.1 den Kunden aus, der per E-Mail gemahnt werden soll. Wählen Sie hier unter Stammdaten -> Ansprechpartner / Personen aus. Legen Sie hier entweder einen neuen Ansprechpartner an, der die Mahnungen erhalten soll oder wählen Sie einen bestehenden Ansprechpartner aus.
In diesem Ansprechpartner muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt und das Feld „Zuständig für Mahnungen“ auf „Ja“ gesetzt sein.

1.1 Kundenstamm -> Parameter Rechnungslegung -> Feld REMAIL und REMAILERW

Versendung Emailadresse und Emailbetreuer in CC

2.) Versendung Reihenfolge Priorität per Blind Carbon Copy (BCC)

8.66.2 MAHN Feld BCC an Manager Verkaufsregion = 1
1.1 Kundenstamm Verkaufsregion VKREGION
Rechnungsdaten Vertreter oder 1.1 Kundenstamm Vertreter VERT -> 8.66.66.6 Vertreter Feld Verkaufsregion

-> 8,66,66,15 Verkaufsregion Feld Manager (8.66.5 Sachbearbeiter)

8.66.2 MAHN Feld Ab Mahnstufe an Kunden-SB -> 1.1 Kundenstamm Feld SB Sachbearbeiter

Felder Kundenstamm
EMAIL Kundenstammseite
MAHNBETR Kundenstammseite / Kundenstammseite -> weitere Stammdaten -> Erweiterte Kundendaten
MAHNMAIL Kundenstammseite
REMAIL Parameter Rechnungslegung
REMAILERW Parameter Rechnungslegung
SB Kundenstammseite / Kundenstammseite -> weitere Stammdaten -> Erweiterte KundendatenFalls die Felder nicht in Ihrer Kundenstammseite befinden und nutzen möchten, so informieren Sie bitte den Support

 

Mahnvorschlagsliste
Menüpunkt 1.36.14

Um eine Liste zu erhalten, welche Kunden gemahnt werden müssen und in welchem Mahnstatus sie sich bereits befinden, wird der Menüpunkt 1.36.14 aufgerufen.

Hier kann auf der ersten Maske nach Zahlungsart, Mahnstufe, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Vertreter selektiert werden.

Auf der nächsten Maske geht es zur Kundenselektion. Hier können Sie die Liste nochmals einschränken, wenn nur bestimmte Kunden in der Liste erscheinen sollen.

Mit „Liste anzeigen“ wird ein PDF erzeugt mit allen Rechnungen, die gemahnt werden sollen, inklusive Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum und Mahnstufe sortiert nach Kunden. Dieses PDF finden Sie wie gewohnt auch in Ihrem Scheduler wieder.


 

Mahnungen erzeugen
Menüpunkt 1.36.15
Menüpunkt 1.36.11

Sie haben nun zwei Möglichkeiten Ihre Mahnungen zu drucken oder an den Kunden zu versenden.
Sie können entweder sämtliche Mahnungen drucken oder versenden oder nur einzelne Kunden mahnen.

Im Menüpunkt 1.36.15 werden alle Mahnungen gedruckt. Auch hier kann wieder nach Mahnstufen selektiert werden, falls beispielsweise nur Mahnungen der Stufe 1 versendet werden sollen.

Im Feld „Drucker“ wählen Sie bitte E-Mail, sofern die Mahnungen per E-Mail an den im Kunden eingetragenen Ansprechpartner gesendet werden sollen bzw.

Wählen Sie bitte Ihren Drucker aus, falls der Kunde die Mahnungen ber Post erhalten soll.

Auf der nächsten Maske gelangen Sie zur Kundenselektion. Diese können Sie verwenden, wenn nur bestimmte Kunden eine Mahnung erhalten sollen.

Mit einem Klick auf „Liste anzeigen“ werden Ihnen die ausgehenden Mahnungen in Ihrem Scheduler angezeigt, ausgedruckt und/oder per E-Mail versendet je nach Einstellungen.

Wenn Sie Ihre Kunden einzeln mahnen möchten, benutzen Sie den Menüpunkt 1.36.11.

Hier können Sie direkt den Kunden auswählen, der gemahnt werden soll. Sie können hier auch entscheiden, ob die Mahnung Mahngebühren enthalten soll oder nicht.

Als Drucker wählen Sie bitte entweder Ihren Drucker oder E-Mail, je nachdem ob der Kunde die Mahnung per E-Mail oder per Post erhält.

Mit dem Klick auf „Weiter“ wird die Mahnung generiert und an den Drucker oder an den Kunden per E-Mail gesendet, zusätzlich erhalten Sie das PDF natürlich auch in Ihrem Scheduler.


 

Einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausschließen
Menüpunkt 1.36.5

Es ist auch möglich einzelne Rechnungen aus der Mahnvorschlagsliste auszuschließen.

Wählen Sie zunächst den Kunden aus, für den eine Rechnung aus den Mahnungen ausgeschlossen werden soll. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit den Teillieferungen zu diesem Kunden, wählen die davon die entsprechende Teillieferung.

Auf der nun folgenden Maske haben Sie mehrere Möglichkeiten eine Mahnung zu verhindern. Entweder Sie setzen den Mahnstopp auf „Ja“ oder Sie wählen unter Mahnsperre eine der folgenden Aktionen:

  • 1 – keine Mahnung
  • 2 – nur die nächste nicht
  • 8 – Mahnung: Versand SB Gericht
  • 9 – Erinnerung statt Mahnung

Als dritte Option können Sie hier auch die Mahnstufe runter setzen, beispielsweise auf Mahnstufe 0, dann erhält der Kunde zu dieser Rechnung auch keine Mahnung.

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