bertaplus Ablauf- / Prozessbeschreibungen

Grundlegende Einstellungen

Menüpunkt 8.66.2 -> MAHN

Hier kann eingestellt werden, ob vor einer Mahnung erst einmal eine Erinnerung an den Kunden versendet werden soll. Wenn hier „Ja“ eingetragen wird, muss im zweiten Feld festgelegt werden, nach wievielen Tagen diese Erinnerung erfolgen soll. Die hier eingetragenen Tage werden erst ab Fälligkeit der Rechnung gezählt.

In den nächsten 4 Blöcken kann ausgewählt werden, welche Mahnstufen es geben soll. Wenn es beispielsweise 3 Mahnstufen geben soll, trägt man für „Nutze Mahnung 1“ bis „Nutze Mahnung 3“ ein „Ja“ ein und bei „Nutze Mahnung 4“ ein „Nein“.

Für die Mahnstufen, die mit einem „Ja“ versehen werden, müssen jeweils die Tage angegeben werden, ab wann diese Mahnstufe erreicht ist.
Hierbei gilt: Die Tage aus Mahnstufe 1 gelten ab Fälligkeit der Rechnung, die Tage aus Mahnstufe 2 gelten ab Mahnstufe 1, uws….

Hinweis: Tage sind Kalendertage.

Für jede Mahnustufe kann eine Mahngebühr oder ein Zinsatz, welcher sich auf das Jahr bezieht, festgelegt werden.

Im nächsten Block kann festgelegt werden, ab welchem Mahnstatus eine Liefersperre, ein Mahnstopp, eine Auftragssperre oder gar eine Sperre des Kunden erfolgen soll.

In „Mahnungen ab“ wird eingetragen, ab welchem Betrag eine Rechnung gemahnt werden soll.

Dies sind die Grundeinstellungen für Mahnungen. Desweiteren können auf dieser Maske noch diverse weitere Einstellungen vorgenommen werden. Beispielsweise welche Informationen auf der Mahnung gedruckt werden sollen.

Es gibt in der 8,99,99,30 auch Einträge zu Mahnwesen, dies sind „Relikte“. Die Funktionen sind in der 8,66,2 integriert.

Einstellungen: Mahnungen per E-Mail an den Kunden senden

Die Mahnung wird per Email versendet, wenn eine Emailadresse nach folgendem Ablauf ermittelt werden kann:

Mahnvorschlagsliste

Menüpunkt 1.36.14

Um eine Liste zu erhalten, welche Kunden gemahnt werden müssen und in welchem Mahnstatus sie sich bereits befinden, wird der Menüpunkt 1.36.14 aufgerufen.

Auf der nächsten Maske geht es zur Kundenselektion. Hier können Sie die Liste nochmals einschränken, wenn nur bestimmte Kunden in der Liste erscheinen sollen.

Mit „Liste anzeigen“ wird ein PDF erzeugt mit allen Rechnungen, die gemahnt werden sollen, inklusive Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum und Mahnstufe sortiert nach Kunden. Dieses PDF finden Sie wie gewohnt auch in Ihrem Scheduler wieder.

Mahnungen erzeugen

Menüpunkt 1.36.15

Menüpunkt 1.36.11

Sie haben nun zwei Möglichkeiten Ihre Mahnungen zu drucken oder an den Kunden zu versenden.
Sie können entweder sämtliche Mahnungen drucken oder versenden oder nur einzelne Kunden mahnen.

Im Menüpunkt 1.36.15 werden alle Mahnungen gedruckt. Auch hier kann wieder nach Mahnstufen selektiert werden, falls beispielsweise nur Mahnungen der Stufe 1 versendet werden sollen.

Im Feld „Drucker“ wählen Sie bitte E-Mail, sofern die Mahnungen per E-Mail an den im Kunden eingetragenen Ansprechpartner gesendet werden sollen bzw.

Wählen Sie bitte Ihren Drucker aus, falls der Kunde die Mahnungen ber Post erhalten soll.

Auf der nächsten Maske gelangen Sie zur Kundenselektion. Diese können Sie verwenden, wenn nur bestimmte Kunden eine Mahnung erhalten sollen.

Mit einem Klick auf „Liste anzeigen“ werden Ihnen die ausgehenden Mahnungen in Ihrem Scheduler angezeigt, ausgedruckt und/oder per E-Mail versendet je nach Einstellungen.

Wenn Sie Ihre Kunden einzeln mahnen möchten, benutzen Sie den Menüpunkt 1.36.11.

Hier können Sie direkt den Kunden auswählen, der gemahnt werden soll. Sie können hier auch entscheiden, ob die Mahnung Mahngebühren enthalten soll oder nicht.

Als Drucker wählen Sie bitte entweder Ihren Drucker oder E-Mail, je nachdem ob der Kunde die Mahnung per E-Mail oder per Post erhält.

Mit dem Klick auf „Weiter“ wird die Mahnung generiert und an den Drucker oder an den Kunden per E-Mail gesendet, zusätzlich erhalten Sie das PDF natürlich auch in Ihrem Scheduler.

Einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausschließen

Menüpunkt 1.36.5

Es ist auch möglich einzelne Rechnungen aus der Mahnvorschlagsliste auszuschließen.

Wählen Sie zunächst den Kunden aus, für den eine Rechnung aus den Mahnungen ausgeschlossen werden soll. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit den Teillieferungen zu diesem Kunden, wählen die davon die entsprechende Teillieferung.

Auf der nun folgenden Maske haben Sie mehrere Möglichkeiten eine Mahnung zu verhindern. Entweder Sie setzen den Mahnstopp auf „Ja“ oder Sie wählen unter Mahnsperre eine der folgenden Aktionen:

• 1 – keine Mahnung
• 2 – nur die nächste nicht
• 8 – Mahnung: Versand SB Gericht
• 9 – Erinnerung statt Mahnung

Als dritte Option können Sie hier auch die Mahnstufe runter setzen, beispielsweise auf Mahnstufe 0, dann erhält der Kunde zu dieser Rechnung auch keine Mahnung.