E-Rechnung Ab 01.Januar 2025
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen
strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931
ausgestellt wird.
Bei Übermittlung und Empfang muss eine elektronische Verarbeitung möglich sein. Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere Formate,
die nicht nach der oben genannten Norm strukturiert sind, wie beispielsweise “csv”, “tif”, “jpeg”und “docx”,
eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung.
Das strukturierte elektronische Daten-Formatmuss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung
und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Was ändert sich ab 2025?
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025
wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen/E-Rechnungen bezeichnet)
und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) – unabhängig davon,
ob das Unternehmen im Haupt- oder ggf. im Nebenerwerb betrieben wird.
Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) ausstellen. Zudem müssen zum einen der leistende
Unternehmer und zum anderen wiederum der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Wann gelten die neuen Regelungen?
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen –
ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.
Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen
für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
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2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
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Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG) mit Zustimmung des Empfängers |
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Sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers und Vorjahresumsatz < 800.000 Euro |
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Rechnungen im EDI Formant mit Zustimmung des Empfängers (Hier ist noch mit einer Anpassung des Gesetzes zu rechnen, bzw. müssen EDI-Formate an die Norm EN 16931 angepasst werden) |
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E-Rechnung (konform zu EN 16931) Aktuell: ZUGFeRD / Factur-X oder XRechnung (beide in bertaplus verfügbar auf Anfrage) |
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Welche Regelungen gelten ab jetzt?
Bis Ende des Jahres 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden.
Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers
ist für diese (wie bisher) erforderlich. Daher müssen alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für diese (wie bisher) erforderlich. Hier ändert sich der Vorrang der Papierrechnung. Diesen nimmt nun die E-Rechnung ein.
Daher müssen alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen,
die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann,
wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Voraussetzungen sind dann, dass der Rechnungsaussteller
einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien),
bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab 2028 sind dann die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der
inländischen B2B-Umsätze einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem beziehungsweise für die EU-seitig
geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein.
Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen?
Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen.
Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant,
das aus den Daten der E-Rechnung befüllt werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen.
Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung
des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion.
Achtung: Keine Übergangsregelung für den Rechnungsempfang!
Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Das bedeutet: Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller
die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den
neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen,
ob zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann – zum Beispiel, weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Hinweis: Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt die Gefahr von Cyberattacken. Die Rechnungsdaten sollten daher
vor dem Import auf mögliche Schadsoftware geprüft werden, zum Beispiel direkt im Mailpostfach.
Was gilt für die Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise?
Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als „sonstige Rechnungen“
im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29
UStG steuerfrei sind.
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum elektronischen Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Darüber hinaus ist die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal eine gute Variante. Letztendlich bleibt es den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.
Wichtig: Bei allen B2B–Kunden ist die Hinterlegung der Mailadresse für den Rechnungsversand erforderlich!
Wie sollte man die E-Rechnungen aufbewahren?
In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die „neue” E-Rechnung wirklich nur recht wenig.
So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Hinweis: Einigen sich Rechnungsaussteller und -empfänger bei der Übermittlung, neben der E-Rechnung im strukturierten Daten-Format, auf ein inhaltsgleiches,
digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (zum Beispiel PDF-Dokument), besteht dennoch die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat
der strukturierten E-Rechnung.
Checkliste Ready für die E-Rechnung
- Abstimmung mit der Anbieter der Rechnungssoftware
- Abstmmung mit der Steuerkanzerlei: welche Grad der Anpassung ist erforderlich?
- Anforderungen an das zukünftige Umsatzsteur-Melddesystem mitdenken (national und EU-weit)
- Empfang der E-Rechnung vorbereiten
- Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand
- Die wesentlichen Schritte in der Verfahrensdokumentation dokumentieren
- IT-Sicherheit
- Mitarbeiter für neue Prozesse und Softwareanwendungen schulen
8-66-2 PDF-Parameter in der bertaplus für E-Rechnung
Voraussetzung ist die Installation der Datenbankversion IRIS ab 2024.1 und das bertaplus Update ab dem Release 2024.10
Zusätzlich wird die Installation von Ghostscript benötigt. Dieses ermöglicht die notwendige Konvertierung der PDFs in das PDF/A3 Format.
Im Rahmen des Updates werden zusätzlich python-Packages installiert.
Nach dem Update kann die e-Rechnung nun im Menüpunkt 8-66-2 PDF aktiviert werden.
PDF-A Format: Das Feld PDF zu PDF/A-3 konvertieren auf “Ja” setzen.
Rechnung als XML an PDF anhängen: Ja
Durch die Aktivierung wird jede PDF-Rechnung im PDF/A3 Format erzeugt und beinhaltet eine XML-Datei im ZUGFeRD / Factur-X Format extended Version 2.3.
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