bertaplus Ablauf- / Prozessbeschreibungen

Archivierung von PDF-Formularen

Grundsätzliches

Die bertaplus kann alle Formulare, die als PDF erstellt werden, dauerhaft archivieren. Dies soll keine revisionssichere Archivierung ersetzen, erfüllt aber in vielen Fällen bereits den Ansprüchen.

Einrichtung

Zunächst muss auf einem Server eine Freigabe erstellt werden, auf die die bertaplus als Basis für die Archivierung zugreifen kann. Dann wird in der 8.66.2 – ARCHIV Folgendes hinterlegt:

1. Der obige Pfad als Basis für die Archivierung. Am besten in UNC-Schreibweise
   (\\SERVER\FREIGABE)
2. Das Startdatum für die Archivierung
3. Den automatischen Start Tages-Gesamt-Abschluss (abgekürzt TGA)  auf „J“ setzen
4. In der Definition Dateiausgabe den PDF-Dateidrucker auswählen.
5. Zusätzlich ist im Feld „Archiv für Ausgabe benutzen“ ein “J“ einzutragen
   (Falls die Archiv-Dateien nicht im Zugriff sind, kann die bertaplus damit angewiesen werden, nicht auf die archivierten Belege zuzugreifen – Schalter = „N“. Dies ist auch die default-Einstellung).

Damit die bertaplus die archivierten Dateien finden kann, muss unter dem Menüpunkt 8.99.99.65 „Definition Pfade“ in dem Unterpunkt „Belegarchiv“ der relative Pfad (zB. ‚http://192.168.198.1/bertaplus/archiv/‘ eingetragen werden. Dieser Pfad muss als virtuelles Verzeichnis im IIS eingetragen sein. Dann kann in der 8.88.20 „Formular definieren“ beim gewünschten Formular unter den ‚Sonderfunktionen – Einstellungen je Mandant‘  Folgendes eingetragen werden:

1. Im Feld „Archivordner“ ein optionales Unterverzeichnis (siehe Punkt 1.)
2. Im Feld Archivieren ein “J“
3. Optional kann die bertaplus auch mehrere Versionen eines Beleges verwalten. Wenn dies gewünscht ist, muss im Feld „Versionieren“ ein „J“ eingetragen werden (ansonsten gilt „Nein“).

Fertig.

Umgang in der bertaplus

Grundsätzlich ändert sich für den Benutzer in der Bedienung nichts. Im Tagesabschluss werden die PDF-Formulare, die auf dem PDF-Dateidrucker erstellt worden sind, in die entsprechenden Verzeichnisse kopiert. Die bertaplus prüft in der 1.5, 1.21 und 1.22, ob das angeforderte Formular als Archiv-Datei existiert und greift, wenn vorhanden, auf die Datei zu. Andernfalls wird der Beleg neu generiert.