2.4 Einkauf erfassen
Sie dient im Wesentlichen der Disposition der zukünftigen und aktuellen Einkaufskontrakte.
Vorgehen
- Wählen Sie zunächst einen Lieferanten aus, zu dem Sie eine Bestellung erfassen möchten.
Sie können nun einen schon bestehenden Einkauf auswählen. Andernfalls können Sie in dem kleinen Menü hier einen Einkauf oder eine Anfrage starten.
Administration
Sie können dies unter → Berechtigungen Funktionen
EKANF = Neuanlage Anfrage
EKNEU = Einkauf Neuanlage
einschränken, wer hier Anfragen oder Einkäufe anlegen darf. - Nach Auswahl eines Lieferanten und, ob es ein bestehender oder ein neuer Vorgang ist, gelangen Sie in die Kopfmaske der Bestellerfassung, die bereits mit Informationen aus dem Lieferantenstamm gefüllt ist.
Diese Feldinhalte können im Bedarfsfall verändert, leere Felder um Einträge ergänzt werden.
- Wenn Sie alle relevanten Kopfdaten gepflegt haben, gelangen Sie in die Positionserfassung.
- Geben Sie als Nächstes in das Suchfeld einen Artikel ein, den Sie in die Bestellung einfügen möchten.
Sie können hier die Artikelnummer oder die Kurzbezeichnung angeben.
Werden mehrere Artikel zu Ihrem Suchbegriff gefunden, öffnet sich die Artikelauswahl. - Hier haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Artikel mit der Check-Box auf der linken Seite auszuwählen.
Wenn Sie alle Artikel aus der Auswahl ausgewählt haben, klicken Sie auf „Alle markierten Artikel übernehmen“ in der Funktionsbox ganz rechts. - Die Artikel werden dann in die Positionsübersicht übernommen.
Hinweis: Die Artikel werden standardmäßig in der Reihenfolge übernommen, in der Sie in der Artikelauswahl angezeigt werden. Im Menüpunkt 8.99.99.30 – Generelle Systemparameter gibt es den Schalter „ATSORNKLWA – Artikel sortieren nach Klickauswahl/Reihenfolge“. Ist dieser gesetzt, werden die Artikelpositionen in der Reihenfolge übernommen, in der sie in der Artikelauswahl angehakt wurden. - In der Positionsübersicht werden die Artikel mit den gepflegten Artikelpreisen übernommen.
- Die Preise können Sie ändern, indem Sie die Position bearbeiten.
Klicken Sie hierfür in der entsprechenden Positionszeile ganz links auf das Bearbeiten-Symbol.
Sie können nun die Positionsnummer, die Menge, den Preis, den Rabatt und das Ankunftsdatum ändern oder ergänzen.
Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie ganz rechts den Pfeil anklicken. - Wenn Sie an der Position nichts ändern möchten, können Sie auch ohne die Position zu bearbeiten die Bestellmenge ins Mengenfeld eingeben.
Hinweis: Die Eingabe einer negativen Menge wird als Rücklieferung an den Lieferanten angelegt. Bei Lägern mit Batchverwaltung wird ein Warenausgangsbatch erzeugt. - Als Nächstes könnn Sie oberhalb der Positionsübersicht ein Auftragsdatum eintragen. Ist ein Auftragsdatum gesetzt, wechselt der Vorgang in den Status „Bestellung“. Ist kein Auftragsdatum gesetzt, erhält der Vorgang den Status „Anfrage“
- Sie können zusätzlich ein Versanddatum und ein Ankunftsdatum einpflegen.
- Klicken Sie rechts unten auf den „Speichern“-Button, um den Vorgang abzuspeichern.
- Sie erhalten als Nächstes die Möglichkeit, Formulare zu dem Vorgang zu drucken oder die Ware direkt einzulagern.
Maskenfelder
Feld | Beschreibung | |||||||||||||||
Nummer Ansprechpartner | Hier kann ein Ansprechpartner beim Lieferanten für diese Bestellung festgelegt werden (Ansprechpartner können in der 2.1 Lieferantenpflege hinterlegt werden). | |||||||||||||||
Vorgangsnummer Lieferant | Hier kann die Vorgangsnummer des Lieferanten eingetragen werden. | |||||||||||||||
Referenz des Lieferanten | Hier können Referenzen des Lieferanten eingetragen werden. | |||||||||||||||
Verschiffung | Bei einer Verschiffung kann hier die Art der Verschiffung ausgewählt werden. | |||||||||||||||
Nummer Transportmittel | ||||||||||||||||
Bemerkung | Zwei Bemerkungsfelder stehen zur freien internen Verfügung. | |||||||||||||||
Lieferbemerkung | ||||||||||||||||
Währungsschlüssel | Währung, in der die Bestellung abgewickelt werden soll (Währungsschlüssel können in der 8.99.55 gepflegt werden). | |||||||||||||||
Fixer Kurs | Jeder Kontrakt/Vorgang kann mit einem festen Kurs bewertet werden. Wird in diesem Feld nichts eingetragen, so wird der Vorgang mit dem Tageskurs (siehe Kap. 8.5) bewertet. | |||||||||||||||
MwSt-Kennzeichen | Mehrwertsteuerschlüssel Der Mehrwertsteuerschlüssel ist grundsätzlich in Verbindung mit dem Empfangsland bzw., wenn vorhanden, endgültigen Empfangsland zu sehen. Dies gilt in erster Linie für die Mehrwertsteuerschlüssel 2, 3 und 4. |
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Vor allem bei Reihengeschäften ist hier die korrekte Mehrwertsteuerart in Verbindung mit dem endgültigen Empfangsland einzugeben, da bei Reihengeschäften ab dem 01.01.1997 Besteuerungsgrundlage grundsätzlich das endgültige Empfangsland (das physische Verbringen) der Ware ist. | ||||||||||||||||
Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Warenversand durch das eigene Unternehmen veranlasst wird und Liefer- und Rechnungsanschrift besteuerungsgrundlagenmäßig voneinander abweichen. | ||||||||||||||||
Für Dreiecksgeschäfte ist als Besteuerungsart die Nr. 4, „EU, Dreiecksgeschäft“ zu wählen, wenn es sich um einen steuerfreien (analogen Schlüssel 2), jedoch nicht in der Intrastat zu berücksichtigen Warenverkehr handelt. | ||||||||||||||||
Sachbearbeiter | Hier wird der aktuelle Sachbearbeiter eingetragen | |||||||||||||||
Auftragsart | Dient zur Unterscheidung verschiedener Auftragsarten. Diese kann auch steuernde Funktionen haben (dies sind zum Beispiel: | |||||||||||||||
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Lieferzeit (Schlüssel) | In diesem Feld können dem Vorgang Textblöcke bezüglich der Lieferzeiten zugeordnet werden. Dieses Feld findet seinen Einsatz in der Hauptsache bei Angeboten. Definition: Kap. 8.44.22.10 | |||||||||||||||
Lieferbedingung | Zuweisung der Lieferbedingung zum Auftrag. Das Feld wird aus dem Kundenstamm vorbelegt. Definition: Kap. 8.44.22.11 |
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Versandart | Durch die Versandart wird ebenfalls die Spedition bzw. Paketdienst für diesen Auftrag ausgewählt. Es erfolgt eine Vorbelegung aus dem Kundenstamm. Definition: Kap. 8.44.22.15 | |||||||||||||||
Zahlungsbedingung | Hier können Sie die aus dem Kundenstamm voreingestellte Zahlungsbedingung für diesen Auftrag verändern. Definition: Kap. 8.44.5 |
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Transportzeit in Tagen | Hier kann die Transportzeit eingetragen werden. | |||||||||||||||
Rabatt | Hier kann zur Bestellung ein Rabatt eingetragen werden | |||||||||||||||
Textbaustein | Hier kann ein Textbaustein ausgewählt werden. Textbausteine können in der 8.88.3 gepflegt werden. | |||||||||||||||
Anfragedatum | Datum der Anfrage. Wird in diesem Feld nichts eingetragen und es handelt sich nicht um eine Bestellung, so trägt bertaplus automatisch das Tagesdatum ein. Dieses wird in der Anfrage gedruckt und in der Auftragsübersicht in diesem Menüpunkt oder in der Einkaufsauskunft (2.5) angezeigt. | |||||||||||||||
Bestellt am | Durch Erfassung des Bestelldatums in diesem Feld wird der Vorgang zum Auftrag. Je nach Kunde kann dieses Feld mit dem Tagesdatum automatisch vorbelegt werden. | |||||||||||||||
Ankunftsdatum | Voraussichtliches Ankunftsdatum der Gesamtlieferung (für Teillieferungen können Sie unterschiedliche Liefertermine in der Artkelpositionserfassung angeben). Dieses Datum wird in der Positionserfassung jeweils vorgeschlagen. | |||||||||||||||
Lager | Wählen Sie hier das gewünschte Lager aus. |
Funktionen
Klicken Sie in der ersten Spalte unter Position auf das Bearbeiten-Icon, um Menge, Preis, Rabatt und Ankunftsdatum dieser Position zu editieren. | |
Mit einem Klick auf das Bleistift-Icon gelangen Sie in die Artikelpflege.
Klicken Sie direkt auf die Artikelnummer, auf das Info-Icon oder auf die Kurzbezeichnung, um die Artikelauskunft zu öffnen. Die Artikelpflege oder -auskunft öffnet sich in einem Pop-Up-Fenster. |
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Preis | Der Preis wird aus den Artikelstammdaten vorbelegt und kann nach Bedarf individuell geändert werden.
Handelt es sich um einen Auftrag in Fremdwährung, so kann der Preis alternativ auch in der jeweiligen Fremdwährung erfasst werden. Es erfolgt danach automatisch eine Rückrechnung in €. |
Rabatt | Eingabe eines Rabattes in % ausschließlich für die jeweilige Position. Nach der Eingabe wird der daraus resultierende Nettoeinzelpreis angezeigt. |
Das farbige Quadrat gibt Auskunft über den Bestand des Artikels.
Diese Funktion betrifft den Verkauf. |
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Über diesen Button können Sie Zusatzdaten pflegen.
Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie dem Artikel ein Dokument anhängen können (beispielsweise ein im Artikel hinterlegtes Produktdatenblatt). Zudem können Sie im Pop-Up-Fenster dem Artikel eine Funktion zuweisen. Folgende Funktionen sind wählbar: Artikel, die einer dieser Funktionen zugeordnet sind, fließen nicht in die Gesammtsumme ein. |
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Über diesen Button wird ein Pop-Up-Fenster mit den Artikel-Konditionen geöffnet. | |
Mit diesen Button lassen sich Postionen verschieben.
Klicken Sie auf den Button, öffnet sich unter jeder Positionszeile eine gelbe Zeile mit dem Text: |
|
Über diesen Button können Sie eine Position löschen. | |
Über die Editierfunktionen können Sie Freitextfelder, Leerzeilen, Textbausteine, Zwischensummen und einige andere Funktionen einfügen, die einen kosmetischen Eingriff in das Formular ermöglichen.
Das Element wird als Position angefügt und kann danach über die Funktion zum Verschieben der Position platziert werden. |
|
Über die Funktionen können Sie beispielsweise:
Achtung: Nicht alle Funktionen stehen Ihnen immer zu Verfügung. Einige Funktionen sind vom Status der Bestellung abhängig und können ab einem bestimmten Status nicht mehr gewählt werden. |
|
Über diesen Button öffnen Sie den Auftragskopf, um diesen zu pflegen. | |
Über diesen Button öffnen Sie die Lieferantenpflege in einem Pop-Up-Fenster. | |
Speichern Sie hier den Vorgang. |
Gebinde:
Wird ein Gebinde angewählt, so beziehen sich die Menge und der Einzelpreis auf das Gebinde.
Index für Gebinde im Beispiel 5 = Dutzend
Menge = 10
Gebinde = Dtz.
Preis in € = 2.55
= 10 Dutzend zu 2.55 €
= 120 Stück (Grundmengeneinheit des Artikels)
Das Gebinde kann auch als reine Preiseinheit definiert werden.
Index für Gebinde im Beispiel 10 = Preis per 100 kg
Menge = 5000
Gebinde = 100 kg
Preis in € = 50.00
= 5000/100 = 50 zu 50,00 €
= 5000 kg (Grundmengeneinheit des Artikels)
Einzelpreis:
Der Einzelpreis bezieht sich grundsätzlich auf das Gebinde
(siehe Gebinde, Kapitel 8.22.12).